Die 4 besten Apps für Spesen und Belege 2026

Die spanischen Vorschriften erlauben das Digitalisieren von Rechnungen und Belegen, doch damit das Papieroriginal vernichtet werden darf, muss der Vorgang über eine von der Agencia Tributaria zertifizierte Digitalisierungssoftware laufen. Die Apps in diesem Ratgeber sind das in der Regel nicht. Praktischer Rat: die Papierbelege der relevanten Ausgaben aufbewahren und die App als interne Kontrolle nutzen.

Zoho Expense, mit deutlichem Abstand: Der Gratisplan reicht für Selbstständige oder ein sehr kleines Team locker aus, inklusive automatischer Belegerkennung und Kilometererfassung. Smart Receipts ist die Alternative, wenn du etwas Schlichtes ohne Firmenkonto willst. Expensify richtet sich an Organisationen, und der Preis pro Nutzer zeigt das.

Zoho Expense erfasst die Strecke per GPS und rechnet mit dem Kilometersatz, den du hinterlegst, samt Nachweis. Das ist der sauberste Weg, Fahrten zu dokumentieren, den am schlechtesten erfassten Posten überhaupt. Beachte, dass die steuerliche Behandlung von deiner Situation abhängt und mit dem Steuerberater geklärt werden sollte.

Expensify und Zoho Expense exportieren in die üblichen Formate und lassen sich mit mehreren Buchhaltungstools verbinden, auch wenn die direkte Anbindung an spanische Software begrenzt ist. In der Praxis läuft es meist auf den Export als Tabelle oder PDF für die Steuerkanzlei hinaus, und das beherrschen alle vier.